Nos últimos anos, a transformação digital mudou a rotina de empresas, profissionais e pessoas físicas, tornando cada vez mais comum a necessidade de assinar digitalmente um documento.
Seja para fechar contratos à distância, enviar autorizações, formalizar acordos ou dar validade jurídica a laudos e declarações, a assinatura digital oferece praticidade, rapidez e, principalmente, segurança.
Mas como ela funciona de fato? Por que pode ser considerada tão segura, mesmo diante de fraudes e riscos virtuais?
Entenda o funcionamento dessa tecnologia, tire dúvidas sobre validade jurídica e descubra como adotar esse recurso no seu dia a dia com total tranquilidade.
O que é assinatura digital?
Assinatura digital é um mecanismo eletrônico que utiliza criptografia para autenticar documentos, garantir autoria e preservar a integridade das informações.
Diferente de uma simples imagem da assinatura manual, ela está atrelada a um certificado digital, um tipo de identidade virtual emitida por uma autoridade certificadora credenciada.
No Brasil, a assinatura digital é regulamentada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), o que garante total respaldo jurídico em operações públicas e privadas.
Dessa forma, qualquer pessoa ou empresa pode assinar contratos, laudos, recibos, propostas e outros documentos eletrônicos com validade reconhecida pela legislação nacional.
Como funciona a assinatura digital na prática?
O processo de assinatura digital envolve basicamente três etapas principais:
- Obtenção do certificado digital: O interessado deve procurar uma autoridade certificadora, apresentar documentos pessoais ou empresariais e validar a identidade (presencialmente ou por videoconferência). Após isso, recebe o certificado digital — que pode ser instalado em computador, token USB, smartcard ou até mesmo armazenado na nuvem.
- Assinatura do documento: Utilizando uma plataforma ou aplicativo de assinatura digital, o usuário faz upload do arquivo (PDF, Word, entre outros) e utiliza seu certificado para assinar. O sistema utiliza criptografia assimétrica, associando uma chave privada ao assinante e criando um código único para cada assinatura.
- Verificação e validade: Qualquer parte envolvida pode conferir a autenticidade da assinatura digital usando ferramentas gratuitas online, como o verificador ICP-Brasil. Se o documento for alterado após a assinatura, o sistema acusará a alteração e invalidará a assinatura, garantindo a integridade das informações.
Por que a assinatura digital é segura?
O grande diferencial da assinatura digital está no uso de tecnologias de criptografia avançada. Isso significa que o conteúdo do documento assinado é protegido por um conjunto de chaves matemáticas únicas, impossíveis de serem replicadas ou forjadas. Além disso:
- Autenticidade: Só quem possui o certificado digital correspondente pode assinar o documento, garantindo autoria.
- Integridade: Qualquer alteração no arquivo após a assinatura é detectada imediatamente pelo sistema, protegendo o conteúdo.
- Não repúdio: O assinante não pode negar a autoria do documento, pois todo o processo é registrado com data, hora, IP e dados da assinatura.
- Validade jurídica: Documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor legal de um papel assinado manualmente e reconhecido em cartório, quando seguem as normas da ICP-Brasil.
- Rastreamento e auditoria: As principais plataformas registram todas as ações, tornando possível rastrear todo o histórico da assinatura.
Outro ponto importante é que o certificado digital tem validade determinada e é protegido por senha, token ou biometria, dificultando ainda mais o acesso indevido.
Assinatura digital x assinatura eletrônica: entenda a diferença
Muitos confundem assinatura digital com assinatura eletrônica, mas existe uma diferença fundamental. A assinatura eletrônica abrange qualquer forma de aceitar um documento online, como digitar o nome, clicar em “aceitar” ou desenhar a assinatura na tela.
Já a assinatura digital, necessariamente, exige o uso de certificado digital, criptografia e mecanismos de validação avançados, por isso oferece mais segurança e respaldo jurídico.
Para documentos simples, a assinatura eletrônica pode ser suficiente. Já para contratos, procurações, laudos, documentos societários ou registros oficiais, a assinatura digital é a opção mais segura e aceita em órgãos públicos e privados.
Em quais situações a assinatura digital pode ser usada?
- Contratos de prestação de serviços, compra e venda, locação e acordos comerciais
- Procurações, laudos médicos, relatórios técnicos e documentos jurídicos
- Processos de admissão e recursos humanos
- Propostas comerciais, faturas, ordens de serviço e notas fiscais eletrônicas
- Arquivos enviados a órgãos públicos, processos judiciais eletrônicos e declarações para a Receita Federal
Como escolher uma plataforma de assinatura digital?
Para garantir segurança máxima, utilize apenas plataformas reconhecidas e compatíveis com a ICP-Brasil. Elas devem oferecer autenticação em múltiplos fatores, armazenamento seguro, trilha de auditoria e suporte técnico qualificado. Algumas opções populares incluem DocuSign, Certisign, Clicksign e Adobe Sign.
Antes de contratar, verifique avaliações de outros usuários, política de privacidade, compatibilidade com o seu certificado digital e possibilidade de integração com sistemas já utilizados na sua empresa ou escritório.
Dicas para manter a segurança na assinatura digital
- Mantenha seu certificado digital protegido por senha forte e nunca compartilhe com terceiros.
- Utilize computadores e dispositivos confiáveis, sempre atualizados e com antivírus ativo.
- Evite assinar documentos em redes públicas de internet ou em máquinas desconhecidas.
- Faça backup do certificado (quando permitido) e renove dentro do prazo de validade para evitar interrupções em processos importantes.
- Sempre confira a autenticidade dos documentos recebidos antes de assinar ou validar acordos.
Conclusão: Como funciona a assinatura digital e por que ela é segura
Assinar digitalmente um documento é, hoje, uma prática essencial para quem busca modernidade, agilidade e segurança em qualquer setor.
A assinatura digital garante autenticidade, impede fraudes e agiliza processos sem perder respaldo legal.
Ao seguir as recomendações de segurança, escolher plataformas certificadas e manter seu certificado protegido, você pode realizar transações, firmar contratos e validar documentos com total tranquilidade, aproveitando todos os benefícios da transformação digital.
Imagem: canva.com
